Нарахування зарплати, кадровий облік

Приймаючи рішення найму працівника, підприємець зобов’язується забезпечити йому як належні умови праці, так і виплату винагороди за виконану роботу – заробітну плату. Вона складається із основної, додаткової та інших компенсаційних виплат і платежів. Це регламентується Законом про оплату праці та Кодексом Законів про працю України (КЗПпУ), який містить найважливішу інформацію про вступ у трудові відносини, права працівника та обов’язки роботодавця. 

Поняття «оклад» і мінімальна заробітна плата (МЗП)

Іноді підприємці-початківці плутають такі поняття як «оклад» і «мінімальна заробітна плата» (МЗП) та їх прирівнюють. Це вважається дуже серйозною помилкою. Оклад (тарифна ставка) – основний вид нарахувань найманого працівника. Його розмір може як дорівнювати розміру МЗП, так і відрізнятися. Згідно з Законом про оплату праці розмір окладу залежить від рівня прожиткового мінімуму для працездатної особи встановленого на 1 січня календарного року. З цього виходить, що в 2022 році оклад (тарифна ставка) найманого працівника становить не менше за 2481 грн.  

Для окремих посад, оплата праці яких регламентується спеціальними законами, застосовуються інші прожиткові мінімуми та відповідно до цього мінімальне обмеження розміру окладу. Але роботодавець не має права нараховувати заробітну плату в такому розмірі. За повністю виконану місячну норму праці він зобов’язаний 

зробити нарахування у розмірі не менше мінімальної заробітної плати, яка в 2022 році складає:

• з 1 грудня 2021 р. до 31 вересня 2022 р. – 6 500 грн.;
• з 1 жовтня 2022 р. до 31 грудня 2022 р. – 6700 грн. 

Таким чином, нарахована зарплата може складатися: 

• лише з окладу, якщо він дорівнює або вище рівню «мінімалки»;
• якщо він меньше МПЗ, то з окладу та доплати до мінімального рівня.

  Утримання із заробітної плати

Згідно ст. 115 КЗПпУ роботодавець повинен виплачувати заробітну плату працівнику двома частинами:

• аванс – за першу половину місяця;
• зарплату – за відпрацьований місяц з урахуванням вже виплаченого авансу. 

Проміжок часу між двома виплатами не повинен перевищувати 16 днів. Але перед тим, як видати зарплату, бухгалтеру необхідно утримати та сплатити відрахування:

• податок на доходи фізичних осіб або прибутковий податок (ПДФО) –18%;
• військовий збір (ВЗ) – 1,5%;
• інші обов’язкові платежі  (аліменти, внески до благодійних фондів, громадські організації, кредити банків, відшкодування збитків підприємству).

  Податкова соціальна пільга  

Згідно з Податковим Кодексом України податкова соціальна пільга (ПСП) – це гарантована державою сума, яка віднімається із нарахованої заробітної плати (компенсації та винагороди), зменшуючи базу оподаткування для розрахунку ПДФО.

Право на застосування ПСП мають не всі наймані працівники. На нього впливають декілька причин:

• загальна сума доходу працівника; 
• граничний розмір зарплати, розрахований на основі прожиткового мінімума станом на 1 січня звітного податкового року (впродовж 2022 року він становить 3470 грн.), з яким порівнюють місячний дохід працівника;
• працюючі на підприємстві батьки, які мають двох або більше дітей віком до 18 років. 

У зв’язку з тим, що станом на 1 січня 2022 року розмір мінімальної зарплати дорівнює 6500 грн, а з 1 жовтня складатиме 6700 грн, розраховувати на застосування ПСП можуть працівники:

• з нарахованою зарплатою менше за 3470 грн.;
• які не відпрацювали норму робочого часу;
• які мають двох або більше дітей.

Основні функції відділу кадрів 

Компанія, яка наймає працівників повинна вести їх облік. Для того, щоб усі справи співробітників були оформлені належним чином, у підприємства має бути відділ кадрів або особа, делегована для його ведення. «Кадри» не беруть участі у виробничому процесі, не займаються питаннями, пов’язаними з маркетингом, а тим часом саме цей відділ визначає безперебійність та ефективність роботи компанії. До його завдань, насамперед, входить  управління людським потенціалом фірми та вирішення питань, пов’язаних з персоналом.  

К ним відносяться: 

• ведення кадрової документації відповідно до норм роботодавця та вимог законодавства;

• ведення особових справ кожного працівника, їх зберігання, архівація; 
• ведення трудових книжок;
• розрахунок та ведення обліку робочого часу (у тому числі облік відпусток);
• підготовка трудових або цивільно-правових договорів, довідок з місця роботи;
• адміністрування системи навчання співробітників та періодичної атестації працівників;
• планування потреби в персоналі та адміністрування процесу найму нових співробітників;

Тому люди, зайняті на цій посаді, мають продемонструвати високий рівень знань трудового права, постійно їх оновлювати, розширювати, щоб мати змогу правильно вести кадровий облік та забезпечувати дотримання по всім питанням КЗпПУ та нормативних актів. Розвиток комп’ютерних технологій дозволяє створювати віртуальні відділи кадрів з використанням спеціального програмного забезпечення.

Звітність по обліку кадрів

Співробітник відділу кадрів складає або бере участь у підготовці обов’язкової звітності з персоналу до державних органів України:

• повідомлення про прийняття працівника на роботу;
• звіт 1-ПВ (місячна та квартальна);
• звіт 7-ПВ «Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників» (один раз на чотири роки);
• звіт 1-ПВ «Умови праці» (один раз на два роки);
• звіт 3-борг«Звіт про заборгованість з оплати праці» (щомісячно);
• звіт 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)»;
• звіт 4-ПН «Інформація про заплановане масове звільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці»;
• звіт 10-ПОІ «Звіт про зайнятість та працевлаштування осіб з інвалідністю» (щорічно);
• Інформація про зайнятість та працевлаштування громадян, які мають додаткові гарантії за сприяння працевлаштування (щорічно).